Eivindsholen Vel er en forening hvor alle huseiere/leilighetseiere innenfor det geografiske området som inngår i Eivindsholen boligfelt har rett og plikt til å være medlem og slik at hvert gårds- og bruksnummer/seksjonsnummer representerer ett medlem med én stemme på generalforsamling.

Eivindsholen Vel skal ivareta felles interesser for beboerne innenfor utbyggingsområdet. Velforeningen skal bestyre og forvalte fellesarealene, innbefattet all beplantning og alle andre fritidsanlegg innenfor området som ligger utenfor de respektive boligers tomtegrenser, eller som ikke blir ivaretatt av Time kommune. Velforeningen skal stå for tiltak som kan styrke bomiljøet i sin alminnelighet.

Generalforsamlingen er Velforeningens høyeste organ og avholdes innen utgangen av april måned hvert år. Saker som skal opp på generalforsamlingen må være Velforeningens styre i hende senest 6 uker før fastsatt dato for generalforsamlingen. Generalforsamlingen behandler:

1. Styrets beretning
2. Styrets reviderte regnskap
3. Ansvarsfrihet for Styret
4. Godtgjørelse til Styret
5. Budsjett og arbeidsprogram, herunder medlemskontingentens størrelse
6. Valg:
1. Alle valg gjelder frem til neste ordinære generalforsamling
2. Revisor
3. Valgkomité som skal foreslå personer til de ovenfor nevnte verv
7. Andre saker som er innmeldt

Alle beboere innen Velforeningen har adgang til generalforsamlingen, under forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt.

Et medlem som ikke selv møter kan gi skriftlig fullmakt til en annen beboer innen Velforeningen. Ingen kan ha mer enn én fullmakt.

Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles til av Styret på eget initiativ eller dersom minst 10% av husstandene krever dette. Et slikt krav fremsettes skriftlig til styrets leder og må være undertegnet av et tilstrekkelig antall stemmeberettigede medlemmer.

Generalforsamling skal innkalles med 2 ukers skriftlig varsel til hvert medlem. Innkallingen skal opplyse om møtets saksliste. Det kan ikke fattes beslutninger i andre saker enn dem som står på møtets saksliste, bortsett fra dem som er nevnt i pkt. 4A 1-6. Styret plikter å fremlegge alle innkomne saker.

Fellesmøtene er beslutningsdyktige når minst 10% av medlemmene er representert. Er generalforsamlingen åpnet med et tilstrekkelig antall fremmøtte, kan vedtak fattes i løpet av møtet selv om antall stemmeberettigede synker under 10%-grensen i løpet av møtet. Dersom det ved åpning ikke er tilstrekkelig antall fremmøtte til at generalforsamlingen er beslutningsdyktig, innkalles det med 2 ukers varsel til ny generalforsamling med samme dagsorden. Denne generalforsamlingen er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte. Alle ordinære beslutninger skjer med simpelt flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede personene. Beslutninger ut over den alminnelige formålsparagraf krever likevel kvalifisert (2/3) flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede ved:

• vedtektsendringer
• omfattende bruksendring av fellesarealer
• mistillit til styret.

Beslutninger som vil kunne få økonomiske konsekvenser for medlemmene utover vanlig medlemskontingent til Velforeningen, herunder låneopptak, krever kvalifisert (2/3) flertall av alle som har stemmerett i Eivindsholen Vel. Forslag om nyinvesteringer og andre forhold som forutsetter at det enkelt medlem påføres ekstra kostnader ut over den til enhver tid vedtatte kontingent, skal distribueres minst 6 uker før vedtak eventuelt fattes.

Styret står for den daglige ledelse av Velforeningen og administrasjon av oppgaver i henhold til vedtekter og pålegg fra generalforsamlingen. Styret består av leder, nestleder, kasserer, sekretær og to styremedlemmer. Styret konstituerer seg selv. Ved leders fravær ledes styret av nestleder, kasserer eller sekretær.

Møter i Velforeningens styre skal innkalles skriftlig med minst 1 ukes varsel. Hvis saker som ikke er varslet i innkallingen tas opp på styremøtet kan to medlemmer av styret få saken utsatt. Styret kan velge å invitere ressurspersoner til å delta på styremøtene – disse har talerett, men ikke stemmerett. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styremedlemmene er representert på møtet. Saker som gjelder en eller flere enkeltpersoner, kan ikke behandles uten at vedkommende person er forelagt saken og gitt mulighet til å fremføre sitt syn. Hvis de involverte parter unnlater å møte, til tross for at innkalling er sendt i innen nevnte frist, kan likevel styret behandle, og gjøre vedtak i, angjeldende sak. Vedtak i styret fattes med simpelt flertall (51%), med unntak av låneopptak, som krever et enstemmig styre.

Styrets oppgaver:

• Ta opp saker av felles interesse for medlemmene
• Arrangere generalforsamling minst én gang i året
• Forberede saker, regnskap, årsmelding og budsjett for generalforsamlingen
• Forvalte fellesområdene

Kontingentens størrelse fastsettes av Velforeningens generalforsamling for ett år ad gangen. Kontingenten skal primært dekke felleskostnader for Eivindsholen Vel. Kontingenten innkreves en gang årlig med betalingsfrist i første kvartal. Det er eier av boenhet pr. 1 januar inneværende år som er ansvarlig for betaling av kontingent. Ved fremleie av boenhet er det eier, ikke leieboer, som er ansvarlig for betaling av kontingent. Kontingentrestanser som ikke er betalt etter 2 purringer, vil bli sendt til inkasso 14 dager etter siste purring.

Velforeningens styre skal utarbeide, og fremlegge for generalforsamlingen, et budsjett for driften av Eivindsholen Vel.

Regnskapsåret følger kalenderåret. Eivindsholen Vel fører regnskap og holder egen kasse. Kontanter skal settes på bank-/postgirokonto som disponeres av kasserer og leder. Et eventuelt overskudd i Eivindsholen Vel overføres til neste års drift eller overføres til fond etter forslag fra styret med vedtak på generalforsamlingen.

Kostnader til fellestiltak som Eivindsholen Vels generalforsamling beslutter og som ikke dekkes av kontingenter, fordeles likt på medlemmene. Styret kan disponere inntil 20% av et års kontingent til saker som ikke er spesifisert budsjettert, uten forutgående samtykke fra generalforsamlingen.

Velforeningen forplikter seg utad ved underskrift av styrets leder eller nestleder, samt ett styremedlem. Opptak av lån krever et enstemmig styre og 2/3 flertall av de stemmeberettigede medlemmer i Eivindsholen Vel.

Enhver beboer skal bidra til at fellesarealene og all felles beplantning som tilligger Eivindsholen-området ikke beskadiges eller på annen måte forringes. Trær som var på området da utbyggingen startet, også trær på privat grunn eller trær som er plantet av utbygger, kan ikke felles eller beskjæres uten at det foreligger skriftlig samtykke fra Velforeningens styre.

Biler, campingvogner, båter etc. skal ikke hensettes utenfor de plasser som måtte være særlig anlagt for dette formålet, eller etter samtykke fra Velforeningens styre. Eventuell langtidsparkering andre steder enn på egen parkeringsplass skal forelegges styret.

Ordensreglene for Eivindsholen-området er ment å være retningsgivende for hvordan beboerne skal forholde seg i spørsmål som har betydning for etablering av gode naboforhold og utviklingen av Eivindsholen-området som et godt sted å bo. Bruk av sunn fornuft, samt de regler for orden som er nedfelt i politivedtektene for Time kommune, er grunnlaget for regelverket.